Авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке 2018: бланк скачать Word, Excel, образец

Авансовый отчет по командировке
Бланк авансового отчета на командировочные расходы в 2018 году компания может использовать свой или унифицированный. Посмотреть образец заполнения и скачать бланк в excel и pdf можно в статье.

 

После командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Его заполняют по определенной форме. В организациях государственного сектора применяют унифицированную форму 0504505 (утв. приказом Минфина России от 30 марта 2015 г.

№ 52н). Остальные работодатели могут выбрать между:

  • унифицированной формой № АО-1 (утв. постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55);
  • самостоятельно разработанным бланком.

Собственную форму надо утвердить приказом руководителя. В бланке должны быть все обязательные реквизиты (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Пример заполнения авансового отчета в 2018 году (лицевая сторона)

Шпаргалка

Как заполнить авансовый отчет по загранкомандировке в 2018 году

В правилах заполнения авансового отчета есть подсказки для случая, когда подотчетному лицу выдают денежные средства в иностранной валюте.

В такой ситуации реквизиты, которые относятся к инвалюте, приводят в строке 1а лицевой стороны формы и графах 6 и 8 оборотной. В строке 1 и графах 5 и 7 покажите рубли по курсу пересчета.

В остальном образец заполнения авансового отчета по зарубежной поездке не отличается от командировки по России.

Как заполнить авансовый отчет по командировке

Порядок, как составить авансовый отчет, чиновники привели в постановлении Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. № 55.

Авансовый отчет заполняют одновременно сотрудник как подотчетное лицо и бухгалтер организации. На лицевой стороне работник вписывает свою фамилию и инициалы, профессию или должность, назначение аванса и т. д.

На оборотной стороне отчета командированный сотрудник приводит реквизиты документов, которые подтверждают командировочные расходы.  Это могут быть квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие документы. Рядом надо привести суммы затрат по перечисленным бумагам. Все перечисленные документы работник прикладывает к авансовому отчету.

Заполненный отчет представляют бухгалтеру. Он проверяет целевое расходование средств на служебные цели, наличие подтверждающих документов и правильность их оформления. Затем бухгалтер проверяет, правильно ли подотчетное лицо посчитало суммы, и на оборотной стороне формы указывает размер затрат, которые принимают к учету. Рядом проставляют счета бухучета. 

Шпаргалка

За сколько дней надо выдать аванс на командировку

При направлении работника в командировку работодатель должен возместить ему расходы на проезд и проживание и иные затраты. Также сотруднику выдают и суточные на каждый день поездки (статья 168 ТК РФ). В законодательстве нет сроков, в которые надо выдать деньги. Это решает компания самостоятельно.

Выдачу средств на командировочные расходы можно оформить из кассы или перевести на банковскую карту работника. Проводка такая:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50 (51)
выдано из кассы (перечислено через расчетный счет) подотчет на командировочные расходы.

Размер аванса определяет руководитель компании своим приказом.

После проверки бухгалтер определяет, остались ли у командированного работника средства от аванса на командировку. Сумму приводят на лицевой стороне:

  • в графе «Остаток», если у работника остались денежные средства;
  • в графе «Перерасход», если сотруднику не хватило полученного аванса на командировочные расходы и он потратил свои деньги. Эту сумму надо оплатить работнику. Ее можно выдать из кассы или перечислить на банковскую карту сотрудника.

Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель организации или уполномоченный сотрудник. После этого авансовый отчет принимают к учету.

Как подтвердить суточные в авансовом отчете в 2018 году

Суточные не надо подтверждать первичкой — чеками, квитанциями и т.п. Значит, если работник, кроме суточных, ничего перед командировкой не получил, то можно обойтись без авансового отчета. Но это верно только с точки зрения кассовой дисциплины. Чтобы избежать доначислений по налогу на прибыль, НДФЛ и взносам, авансовый отчет безопаснее составить.

Расходы на командировки, в том числе на выплату суточных, в налоговом учете признают на дату, когда утвердили авансовый отчет (ст. 272 НК РФ).

Если налоговики обнаружат, что этого документа нет, то могут пересчитать налог на прибыль.

Тогда доказывать, что авансовый отчет не нужен, надо будет в суде (постановление Четвертого арбитражного апелляционного суда от 3 апреля 2014 г. по делу № А78-4284/2013).

Шпаргалка

Когда сдать авансовый отчет

Срок, в который работник должен сдать авансовый отчет, смотрите в пункте 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749. Отчитаться надо в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. Такой же срок можно найти и в пункте 6 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Авансовый отчет нужен и для льготы по НДФЛ и взносам. Организация может платить суточные в сумме, которая превышает лимиты — 700 руб. или 2500 руб. Тогда у сотрудника возникает доход, с которого нужно удержать налог и заплатить взносы.

Датой получения такого дохода для НДФЛ является последний день месяца, в котором директор компании утвердил авансовый отчет (ст. 223 НК РФ). Для взносов же это дата утверждения отчета. А если его нет, непонятно, как определять дату дохода.

Значит, есть риск доначислений по налогу и взносу.

Образец заполнения суточных в авансовом отчете

Дорогой коллега, дарим робот-пылесос за подписку на “Главбух”! Узнать больше

На все ваши вопросы с радостью ответят по телефону 8 (800) 505-87-17.

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/82465-blank-i-obrazets-avansovogo-otcheta

Командировка: подробный разбор

Авансовый отчет по командировке

Командировка – поездка работника (в том числе совместителя) по распоряжению директора на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Командировки делятся по срокам на:

  1. однодневные;     
  2. многодневные.

По видам на:

  1. по Республике Беларусь;
  2. заграничные.

Не считаются командировками:

  1. поездки по работе, носящей разъездной либо подвижной характер (курьер);
  2. поездки в пределах населенного пункта, где располагается наниматель;
  3. поездки лиц, работающих на основании гражданско-правовых договоров, в том числе договора подряда.

Нельзя направить в служебную командировку ни при каких обстоятельствах:

  1. беременных женщин (ч. 1 ст. 263 ТК);
  2. женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (ч. 1 ст. 263 ТК).

Что нужно оформить для командировки?

Для оформления командировки надо:

  1. приказ;
  2. задание;
  3. отчет по командировке;
  4. авансовый отчет.

Приказ – распоряжение директора о направлении сотрудника в командировку. В приказе надо указать:

  1. ФИО командируемого работника, его должность (профессию);
  2. наименование структурного подразделения, в котором трудится работник (при его наличии);
  3. место командировки;
  4. срок поездки;
  5. цель поездки.

Приказ должен быть утвержден директором.

В примере ниже указаны места, где нужна подпись.

Задание на командировку (по Беларуси не обязательно) должно описывать цель командировки, т.е. конкретные задачи, которые ставит директор перед сотрудником.

Отчет о командировке составляет сотрудник. Отчет обязателен при командировке за границу. Если командировка по Беларуси, то отчет не обязателен, но директор вправе его запросить. В отчете сотрудник описывает результаты командировки, например: проведены переговоры, заключен контракт, поучаствовал в семинаре и т.д.

Авансовый отчет – отчет о деньгах, потраченных в командировке. Отчет не имеет установленной формы. Как правило, разрабатывается в организации самостоятельно. Его делает сотрудник. 

Крайний срок предоставления отчета:

  1. 3 рабочих дня со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги на командировку выдавались наличными;
  2. 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки (исключая день прибытия), если деньги переводились на дебетовую карточку или часть выдавалась наличными, а часть переводилась на дебетовую карточку .

К авансовому отчету нужно приложить:

  1. оригиналы проездных документов, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;
  2. оригиналы документов, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы.

Пример авансового отчета:

Важно: документы по командировке надо передать в бухгалтерию не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором была командировка.

Все документы по командировке можем подготовить и мы. Это дополнительная услуга. Стоимость зависит от сложности команидировки. 

Какие расходы возмещает организация работнику при командировке?

Суточные – это личные расходы сотрудника в месте командирования. Рассчитываются исходя из установленных норм для государства командирования. При однодневной командировке – 50% от нормы.

Расходы на проезд – это расходы на проезд к месту командирования и обратно. Возмещаются на основании подлинных проездных документов. При покупке билета через Интернет подтверждающие документы – это:

Автомобильный транспортДокумент на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета.
АвиаМаршрут-квитанция на бумажном носителе, посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона), который подтверждает, что пассажир воспользовался билетом.
ЖДБланк заказа на бумажном носителе, распечатанного при оформлении электронного билета с электронной регистрацией на сайте Белорусской железной дороги.

Пример ЖД билета:

Пример билета на автобус:

Пример авиа-билета:

Пример электронного билета:

Пример посадочного талона:

Важно: если посадочного талона или электронного билета при перелете нет, надо заказать в компании-перевозчике справку, подтверждающую факт поездки. Справку может заказать только сотрудник, который летал.

Пример справки:

Расходы на проживание возмещаются по нормам, которые установленым в государстве, куда отправляют сотрудника. Возместить сотруднику затраты сверх норм организация может только по письменному приказу директора.

При этом нужно, чтобы:

  1. командировка была многодневная;
  2. у сотрудника остались оригиналы документов о расходах на проживание.

При найме жилья у ИП следует учитывать, что, если работник проживал один в двухкомнатной или трехкомнатной квартире, то ему можно возместить соответственно 1/2 или 1/3 часть его расходов.

Документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения делятся на 2 вида:

  1. документы, подтверждающие приобритение услуг;
  2. документы, подтверждающие оплату услуг.

К документам, подтверждающим приобретение услуг, относятся:

  1. счет (квитанция), при проживании в гостинице;
  2. договор найма жилого помещения, при проживании в квартире у ИП.

Квитанция (счет) должны содержать (если документ на иностранном языке, должен быть подстрочный перевод):

  1. наименование организации, оказывающей услуги по проживанию;
  2. ФИО командированного сотрудника;
  3. сведения о предоставляемом номере;
  4. срок проживания в гостинице;
  5. цену номера.

Пример счета из гостиницы:

К документам, подтверждающим оплату услуг, относятся:

  1. кассовый чек или квитанция о приеме наличных денежных средств при оплате наличными деньгами;
  2. кассовый чек и карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате картой;
  3. карт-чек либо банковская выписка по счету, к которому выдана дебетовая карта, при оплате через интернет-банкинг.

Иные расходы. Помимо суточных, расходов на проезд и проживание, организация может возместить сотруднику и иные расходы:

  1. оплата проезда по платным дорогам;
  2. оплата стоянок автотранспорта;
  3. оплата услуг связи;
  4. оплата завтрака, предоставленного гостиницей;
  5. оплата провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза.

Указанные расходы возмещаются только в случае, если директор в курсе и дал согласие. Для подстраховки можно взять у директора письменное разрешение. Его можно получить как до начала командировки, так и после возвращения. Основанием для возмещения иных расходов являются оригиналы подтверждающих документов (чеков, счетов, квитанций и т.п.).

Источник: https://www.dsvd.by/zhurnal/stati/komandirovka

Командировки и авансовые отчеты

Авансовый отчет по командировке

Организация командировки сотрудника — процесс трудоемкий, длительный и «дорогой». В нем участвует большое количество человек: командируемый, его руководитель, бухгалтеры, делопроизводители, секретари. При передаче бумажных документов от одного сотрудника к другому отчеты и документы легко теряются. Если сотрудники заполняют отчеты вручную, велик риск внести в них случайные ошибки.

Благодаря автоматизации каждого этапа комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты» сохраняет целостность и прозрачность всего бизнес-процесса:

  • создание, согласование и утверждение заявки на командировку;
  • формирование приказов, служебных записок и сопроводительных документов;
  • занесение и хранение подтверждающих документов в системе;
  • распознавание реквизитов документов и извлечение данных, которые в них содержатся;
  • заполнение, подписание и согласование авансового отчета;
  • контроль за предоставлением оригиналов подтверждающих документов.

Формировать и согласовывать авансовый отчет можно в рамках любого другого бизнес-процесса организации, который предусматривает авансовые выплаты. Для этого прикладному разработчику достаточно настроить существующий типовой маршрут, добавив в него нужные этапы.

Вас отправляют в командировку

Для оформления командировки сотрудник отправляет заявку — задачу по типовому маршруту «Оформление командировки».

Автоматически создается карточка командировки, в которой он указывает цель и длительность поездки, а также предположительную сумму расходов.

Здесь же можно запросить покупку билетов до места назначения или указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте:

Справочник «Командировки»

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. При необходимости сотрудник может вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист, оформленный в свободном стиле.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Как проходит согласование командировки

Руководитель отдела рассматривает заявку на командировку и проверяет, верно ли заданы условия. Если условия устраивают, то он согласует ее, если нет — отправляет на доработку.

После утверждения заявка отправляется бухгалтеру, который согласует ее и перечисляет командируемому аванс.

Утверждение приказа на командировку

Как только заявка согласована, в системе автоматически формируется приказ на командировку и направляется на подписание руководителю компании.

Для утвержденного приказа сотрудник, ответственный за регистрацию, заводит внутреннюю регистрационно-контрольную карточку (РКК) и присваивает ему регистрационный номер.

Как сформировать авансовый отчет

Командируемый получает задание на ознакомление с приказом. После выполнения задания ему приходит подзадача на оформление авансового отчета. С этого момента считается, что сотрудник готов к отъезду.

Приступить к оформлению авансового отчета он может еще до возвращения из поездки. Для этого командируемый фотографирует или сканирует документы, подтверждающие его затраты, например, чеки, авиа- и железнодорожные билеты, накладные и квитанции, и отправляет их на служебный электронный ящик организации. Для этого достаточно иметь телефон.

Рутинные операции выполняются без участия человека:

  • Электронные документы передаются в систему, где распознаются сервисами Ario и связываются с ранее созданной записью отчета.
  • Данные из чеков, содержащих QR-код, а также авиа- и железнодорожных билетов автоматически заносятся в табличную часть отчета.

После возвращения из командировки сотрудник открывает задачу на оформление авансового отчета и проверяет автоматически созданную запись:

Справочник «Авансовые отчеты»

Большинство данных в полях уже заполнены. При необходимости их можно дополнить, например, занести в систему недостающие документы или перенести данные о расходах из рукописных накладных, которые не распознались в системе.

Затем сотрудник выполняет задание на оформление отчета. Руководитель командируемого, а затем — бухгалтер согласуют сформированный отчет. На завершающем этапе сотрудник передает бумажные оригиналы подтверждающих документов в бухгалтерию, после чего отчет считается закрытым.

Если нужно подготовиться к проверке

С помощью решения можно в пару кликов выгрузить комплекты отчетных документов по авансовым выплатам. В специальном окне бухгалтер задает необходимые критерии, например, период или нужную организацию, и через пару минут комплекты документов выгружаются в указанную папку:

Выгрузка комплекта документов

Бизнес-эффект

Решение «Командировки и авансовые отчеты» позволяет компании закрыть все вопросы по оформлению командировок: от подачи заявки до согласования отчета. При этом автоматизируется работа всех сотрудников, которые задействованы в процессе.

Снижается трудоемкость. Все необходимые документы формируются автоматически, без участия человека. Все, что требуется — проверить правильность, подписать и согласовать в электронном виде.

Сокращаются трудозатраты. Сотрудник не занимается рутинными операциями по занесению документов в систему, переносу данных из бумажных документов в электронные и не тратит время на кропотливые расчеты.

Сокращается риск ошибок. Человеческий фактор перестает быть причиной постоянных доработок и продолжительных согласований. Руководители компании уверены, что в сформированных документах все вычисления и данные верны.

Снижается вероятность потери документов. Все сопроводительные и подтверждающие документы хранятся в системе в электронном виде. Передачу бумажных оригиналов в бухгалтерию легко проконтролировать, а представление отчетов в налоговые органы не откладывается из-за потери необходимых документов.

Источник: https://www.directum.ru/solution/business_trip_expense_report

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке

Шаблоны и формы Авансовый отчет по командировке — это специальный документ, в котором сотрудник, получивший денежные средства авансом, отчитывается за их использование. В статье рассмотрим действующий в 2019 году порядок и актуальный образец, как составить авансовый отчет по командировке.

14 сентября 2019 Евдокимова Наталья

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк.

На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности.

Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.

Все документы, которые подтверждают произведенные затраты в командировке, приложите к авансовому отчету. В ином случае расходы будут считаться неподтвержденными, а следовательно, деньги придется вернуть.

  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Важное о сроках

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/instruktsiya-sostavlyaem-avansovyy-otchet-po-komandirovke

В украине изменились суммы выплат средств за командировку

Авансовый отчет по командировке

В 2019 году необлагаемая НДФЛ сумма суточных для командировок в пределах территории Украины составляет 417,3 грн.

Об этом сообщили в пресс-службе Государственной фискальной службы.

В прошлом году эта цифра равнялась 372,30 гривен, что пропорционально минимальной заработной плате в 2018 (3723 грн).

При этом сумма увеличения размера суточных расходов на командировку сверх установленных норм включается в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога и, соответственно, отражается в налоговом расчете по форме № 1ДФ как дополнительное благо.

Отметим, что в налогооблагаемый НДФЛ доход налогоплательщика — физического лица, пребывающего в трудовых отношениях со своим работодателем или являющегося членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, не включаются расходы на командировки, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенных в связи с такой командировкой (суточные):

  • в пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки,
  • для командировок за границу — не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курсу гривны к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

Выдача аванса

Следует обратить внимание, что согласно Инструкции № 59 от 13.03.1998, предприятие обеспечивает работника авансом на командировку. Аванс выдается после издания приказа о направлении работника в командировку, перед поездкой. Может выдаваться наличными или перечисляться в безналичной форме на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек.

После возвращения из командировки

Вернувшись из командировки, работник обязан отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку средств. Работник оформляет авансовый отчет (ранее полученный в бухгалтерии) по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841, и предоставляет его в бухгалтерию. На основании отчета бухгалтерия проводит окончательные расчеты с работником.

Работник, находясь в командировке, обязан сохранять подтверждающие документы, которые удостоверяют расходы (в оригинале): транспортные билеты или транспортные счета (багажные квитанции), в том числе электронные билеты при наличии посадочного талона и документа об уплате по всем видам транспорта; счета, полученные из гостиниц или от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию.

Основанием для возмещения расходов работнику являются оригиналы расчетного или платежного документов, подтверждающих осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме. Это могут быть: платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка из карточного счета, квитанция к кассовому ордеру.

Если остались неизрасходованные денежные средства, они подлежат возврату в кассу предприятия или зачислению на текущий банковский счет (до или при предоставлении авансового отчета по командировке; по законодательству такой отчет предоставляется до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, когда работник завершает командировку).

Если во время командировки наличные получены с использованием платежных карточек, то предоставить отчет и вернуть неиспользованную сумму нужно до завершения третьего банковского дня после окончания командировки (абзац «а» пп. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ).

Как вернуть потраченные собственные деньги

Если, находясь в командировке, работнику пришлось потратить собственные денежные средства на приобретение товаров (работ, услуг) для нужд предприятия, то по этим расходам работник также предоставляет авансовый отчет в бухгалтерию предприятия. Возмещение таких расходов относится к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником, и регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

В ч. 2 ст. 530 ГКУ установлено, что если срок исполнения должником (предприятием) обязанности не установлен или определен моментом предъявления требования, кредитор (работник) имеет право требовать его исполнения в любое время. Должник (предприятие) должен исполнить такую обязанность в семидневный срок со дня предъявления требования кредитором (работником).

В связи с этим можно утверждать, что пока работник не обратится в бухгалтерию своего предприятия с письменным требованием (заявление в произвольной форме) о возврате задолженности (в сумме превышения расходов над суммой аванса или израсходованных собственных средств для решения хозяйственных или производственных вопросов), отсчет срока исковой давности относительно задолженности предприятия перед работником не начинается.

Источник: https://protocol.ua/ua/v_ukraine_izmenilis_summi_viplat_sredstv_za_komandirovku/

Заполняем авансовый отчет по командировке

Авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет — один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

  • Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
  • Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

  • перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
  • подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке — это завершающий этап всей процедуры: от составления приказа на отправление до возвращения сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Авансовый отчет-ao-1

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

  • Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
  • Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

  • Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
  • Чеки, квитанции, подтверждающие плату за проживание в командировке.
  • Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
  • Отчет о выполненной командировке, утвержденный руководителем.
  •  Другие расходы, связанные с командировкой.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек. 

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

  • Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
  • Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
  • Бланки строгой отчетности. На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

Далее будут использованы счета:

  • 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
  • 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
  • 51 – «расчетный счет»;
  • 50 – «касса»;
  • 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

  • При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
  • При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
  • Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
  • При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
  • В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в заграничную командировку процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

  • Суточные. Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
  • Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
  • Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
  • Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
  • Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/avansovyj-otchet-po-komandirovke/

СоцЗащита
Добавить комментарий