Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Оформление командировки в 2018 году — изменения и образец приказа

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Законодателем РФ в последнее время было внесено ряд изменений, которые имеют отношения к командировкам сотрудников. С 2017 года все документы составляются с этими корректировками. Их нужно учесть, чтобы не допустить ошибок при оформлении и налогообложении.

Командировка в 2018 году — инструкция для бухгалтера

Работодатель часто практикует командировки в компании. Сотрудник бухгалтерии должен знать, какие документы представляются командированным сотрудником по возвращении и как правильно отразить все затраты. С 2017 года изменился порядок налогообложения. Поэтому прежде чем заполнять что-либо, повторно прочтите закон и основные положения.

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Общее правила с 08.01.2015 года гласит, что в оформлении служебного задания и командировочного удостоверения нет необходимости. Но в компании могут быть внутренние нормативные акты, которые активно действуют. В них может быть сказано, что поездка должна быть оформлена только на основании этих документов.

Об этом гласит Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 8 и 22. Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались.

Поэтому с 2017 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.

Командировка на 1 день — оформление

Правила составления документации однодневной служебной поездки во многом схожи с другими видами командировки. Приказ издается в любом случае, даже если поездка однодневная. Используйте следующие формы для оформления:

  • N-T9 — используется в том случае, если сотрудник отправляется один;
  • N-T9a — применяется тогда, когда в нее назначаются несколько сотрудников.

Работодатель или руководитель отделения обязан подписать задание для поездки и его отчет о выполнении. Краткий отчет о проделанной работе оформляется после прибытия работника. Этот документ предварительно согласовывается с директором компании, в которой работает командированный сотрудник.

В командировку на личном автомобиле 2018 — как оформить

Сотрудник имеет право отправиться до точки назначения на своем транспортном средстве. Предварительно согласовывается с работодателем соглашение о дополнительных денежных средствах, которые понадобятся на автомобиль в исключительно служебных целях. Размер компенсации выплачивается в соответствии с соглашением. Варианты оплаты могут быть различными:

  • Сумма компенсации включает в себя дополнительные расходы на горючее;
  • Расходы на топливо оплачиваются дополнительно по предварительно подтвержденным документам.

Как оформить зарубежную командировку в 2018 году?

Трудовой кодекс по сегодняшний день считается основным положением, в соответствии с которым оформляется командировка как внутри страны, так и за границу. Оформление поездки заграницу не включает никаких трудностей.

Список официальных бумаг от кадровой службы стандартный. В него входит служебное задание и приказ. Стоит отметить, что служебное задание теперь не обязательный документ.

Окончательные сроки подтверждают билеты, а также дополнительные отметки в заграничном паспорте сотрудника на таможне.

Документы для командировки в 2018 году

Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость.

Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать. Подобное удостоверение — это документ, который подтверждает срок прибытия сотрудника в поездку.

Прописывается не только дата прибытия, но и дата отъезда. Поэтому все зависит исключительно от компании.

Приказ — важный документ, без которого отправить работника вы не имеете право. Служебное задание — это дополнительный документ, которого с 2015 года составлять не обязательно. Все зависит от конкретной организации

Как оформить приказ на командировку?

Основная цель служебной поездки — решить задачу, которая была поставлена руководителем. Приказ на служебную поездку оформляется только на сотрудника, который работает по трудовому договору. Если на него не был оформлен договор, он не должен проходить по представленным выше документам.

От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2016 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул.

Оформление приказа на поездку осуществляется согласно образцу.

Образец приказа

Обязательно ли оформление служебного задания на командировку?

В служебном задании, как правило, отражаются данные, которые указываются в приказе о направлении в поездку. Цель и порученное задание — в кратком варианте. Как было отмечено выше, служебное задание в 2018 году не является обязательным документом при направлении работника. Однако это та официальная бумага, в которой отражается основная цель. Поэтому его целесообразно было бы оформить.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/oformlenie-komandirovki-izmeneniya-i-obrazcy/

Командировочные расходы в 2019 году: изменения и свежие новости

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Посмотрите инструкцию, как оформить и оплатить командировочные расходы, какие изменения и свежие новости в 2019 году. Вы сможете скачать все необходимые бланки и пошаговую инструкцию по оплате расходов работника.

Активировать пробный доступ к журналу “РНК” или подписаться со скидкой

Пошаговая инструкция, как оплатить командировочные расходы>>>

Приказ Т-9 скачать бесплатно бланк, актуальный в 2019 году>>> 

Авансовый отчет скачать бесплатно бланк, актуальный в 2019 году>>> 

Командировочное удостоверение скачать бесплатно бланк, актуальный в 2019 году>>> 

Образец служебной записки скачать бесплатно>>> 

Отчет о командировке в 2019 году скачать образец>>> 

Если работодатель отправляет работника в командировку, он должен компенсировать командировочные расходы. Компания делает следующие выплаты работнику:

  • Зарплата,
  • Командировочные – расходы на проезд к месту командировки, найм жилья,
  • Суточные – выплаты, компенсирующие работнику расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства.

Зарплату рассчитывайте, исходя из среднего заработка за предшествующий командировке календарный год. Рассчитать средний заработок>>>

В этой статье разберемся, как выплатить командировочные расходы работнику в 2019 году.

Читайте по теме: Прямые и косвенные расходы: что к ним относится?

Что изменилось в учете командировочных расходов в 2019 году

С 1 мая прошлого года в ряде регионов в качестве эксперимента ввели курортный сбор (Федеральный закон от 29.07.2017 № 214-ФЗ). Платить его нужно и сотрудникам, которых вы направите в командировку. В 2019 году это норма также актуальна

В эксперименте участвуют Республика Крым, Алтайский, Краснодарский и Ставропольский края. Здесь приняты законы, в которых установлены ставки и перечислены курорты, где будет сбор. Все актуальные ставки сбора смотрите здесь

Порядок определения и лимиты необлагаемых взносами суточных в 2019 году не изменились:

  • 700 руб. в сутки – в командировках по России,
  • 2500 руб. в сутки – в зарубежных командировках.

Внимание! Чиновники ввели новые требования для служебных поездок сотрудников. Так, в Минтруде настаивают на том, что платить работникам за время командировки нужно не только средний заработок. Узнайте, что теперь делать бухгалтеру

Командировочные расходы в 2019 году: что к ним относится

К командировочным относятся расходы, которые сотрудник был вынужден оплатить для поездки по делам компании:

  • Проезд к месту командировки и обратно,
  • Топливо, если сотрудник ездил по делам фирмы на личном автомобиле,
  • ГСМ, если работник ездил на служебном автомобиле и заправлял его за свой счет,
  • Проживание не дома,
  • Оформление заграничного паспорта и иных документов, необходимых для выезда в зарубежную командировку,
  • Транспортные расходы, связанные с выполнением служебного задания, например, проезд на городском транспорте или такси,
  • Другие расходы, связанные с выполнением задания компании, например, найм помещения для проведения презентации продукции или проведения переговоров.

Перечень командировочных расходов законодательством не ограничен, он зависит от специфики служебного задания, места командировки и других условий.

Затраты, понесенные работником, должны быть обоснованными и необходимыми. Не подлежат компенсации дополнительные затраты, не связанные с выполнением служебного задания.

Менеджер ООО «Омега» Николаев А.И., по возвращении из командировки предоставил квитанции об оплате проживания в гостинице. В квитанцию включены суммы:

  • Оплата проживания в гостинице в течение 4 суток – 10 000 руб.,
  • Посещение спортивного зала гостиницы (1 час) – 1 200 руб.,
  • Услуга глажки белья (1шт.) – 700 руб.

Так как посещение спорт.зала и глажка белья не являются необходимыми расходами и не связаны с выполнением служебного задания, то бухгалтерия выплатит Николаеву А.И. только 10 000 руб. – оплату за проживание.

Если в квитанцию гостиницы включена оплата за питание, например, завтраки, то ее нужно вычесть из итоговой суммы. Расходы на питание не входят в состав командировочных, их предприятие выплачивает работнику отдельно, в виде суточных.

Оформление командировочных документов в 2019 году

В 2019 году для командировок оформляются обязательные и дополнительные документы. Обязательные:  

  1. Письменное распоряжение руководителя предприятия. Оно может оформляться на унифицированном бланке Т-9 или в произвольном виде на простом листе:
  1. Авансовый отчет – в нем работник перечисляет все понесенные расходы с указанием реквизитов подтверждающих документов.
  2. К авансовому отчету прилагаются оригиналы документов, подтверждающих суммы затрат:  
Затраты Документы
Проезд к месту командировкиПроездные билеты
ТопливоЧеки АЗС
Проживание в гостиницеКвитанции
Найм квартирыАкт оказанных услуг
Оформление загран.паспорта и других документов для выезда за границуКвитанции, чеки
Проезд по городу в период командировкиБилеты городского транспорта, квитанции такси

Дополнительные документы:

  1. Командировочное удостоверение. С 2015 года командировочное удостоверение является необязательным документом, но по желанию, компания может использовать его.
  2. Если работник не имеет проездных документов, например, ездил на своей машине, то он должен составить служебную записку:

Образец служебной записки скачать бесплатно>>> 

  1. Служебное задание – необязательный документ с описанием задач, которые работник будет выполнять в поездке. Можно составить на бланке Т-10а:

Т-10а скачать бесплатно бланк, актуальный в 2019 году>>> 

  1. Отчет о выполнении задания работник составляет по возвращении из командировки, поговорим о нем поподробнее.

Отчет по командировке в 2019 году

Сейчас отчет о командировке является необязательным документом, но по желанию компании могут продолжать использовать его. Унифицированной формы отчета нет, разработайте его форму  самостоятельно.

В отчете работник указывает поставленные перед ним задачи и результаты поездки. К отчету должны прилагаться документы, подтверждающие достижение поставленных целей, например, заключенный договор. Отчет утверждает руководитель предприятия:

Оплачиваем командировку сотруднику

Оплатите командировку сотруднику по шагам:

Шаг 1. Оформите приказ Т-9 или по форме, разработанной самостоятельно. Укажите ФИО и должность сотрудника, место, цель и срок поездки.

Шаг 2. Выдайте работнику суточные, исходя из запланированного количества дней выполнения служебного задания.

Шаг 3. Зафиксируйте поездку сотрудника в табеле учета рабочего времени. Рассчитайте средний заработок, сохраняемый за работником на время отъезда.

Шаг 4. Получите от вернувшегося работника авансовый отчет и оригиналы документов, подтверждающих расходы.

Шаг 5. Проверьте правильность оформления подтверждающих документов и целесообразность трат.

Шаг 6. Рассчитайте сумму, причитающуюся работнику:

  • Рассчитайте суточные с учетом фактического количества дней. Определите суточные к доплате или возврату,
  • Определите сумму компенсации командировочных расходов по результатам проверки оправдывающих документов.

Шаг 7. Выплатите причитающиеся суммы.               

Возмещение командировочных расходов в 2019 году

Мы составили небольшую таблицу-шпаргалку о том, как возместить командировочные расходы в 2019 году:

Основание поездки—Приказ руководителя
Определение даты начала и завершения поездкиПо РоссииПо проездным документам или служебной записке
За рубежПо отметке в загран.паспорте
Поездка в страны, которые не ставят отметку в паспортПо проездным документам или служебной записке
Размер суточныхПо России700 руб.
За рубеж2500 руб.
Основание для возмещения командировочных расходовАвансовый отчет,Чеки, квитанции, другие документы, подтверждающие суммы,Служебная записка. 

Проживание в командировке без подтверждающих документов в 2019 году

Работник должен подтвердить расходы на проживание квитанциями гостиницы или актом оказанных услуг, если, к примеру, он арендовал квартиру. Если таких документов у работника нет, то попросите его составить служебную записку. Компенсацию таких расходов производите по письменному распоряжению руководителя предприятия. 

Источник: https://www.rnk.ru/article/215809-komandirovochnye-rashody-2018-izmeneniya-svejie-novosti

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году?

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Вопрос документального оформления командировочной поездки актуален для многих организаций. Никому не хочется сталкиваться с проблемами при проверках, а потому лучшим вариантом становится возможность сразу сделать все должным образом. Чтобы правильно оформить служебную поездку сотрудника, следует ознакомиться со всеми изменениями, актуальными на 2018 год.

Оформление командировки в 2018 году — изменения в законодательстве

На 2018 год основным изменением в законодательстве по оформлению командировки является изменение начисления страховых взносов с суточных. В данном вопросе предписывается определенный лимит, с которого удержание не осуществляется. Он устанавливается в следующих значениях:

  • для поездок по России 700 рублей;
  • для зарубежных поездок 2500 рублей.

Организация не ограничивается в начислении суточных командируемому сотруднику. Однако с разницы между установленным значением и выданными средствами удерживаются страховые взносы.

Более серьезные изменения в законодательстве по оформлению командировок были осуществлены в 2015 году. Постановление правительства под номером 749 значительно упростило документооборот. По новой схеме следующие документы являются необязательными для оформления:

  • служебное задание;
  • командировочное удостоверение.

Однако многие организации продолжают использовать данные образцы документации наряду с основными документами.

Командировка на один день

По внесенным изменениям служебной поездкой следует считать также и командирование в другое подразделение компании. Часто такие переезды требуют меньше одного дня. Оформляются они по стандартной процедуре с той лишь разницей, что суточные в данном случае не выплачиваются.

Для многих руководителей часто возникает вопрос, как оформить командировку в выходной день. Главным аспектом в данном отношении является согласование с работником. По законодательству работа в выходной или праздник оплачивается в двойном размере. Сотрудник может согласиться на обычную оплату, но взамен получить полноценный выходной в тот день, который ему удобен.

Скачать образец приказа о командировании по форме Т-9а

Командировка на личном транспорте

Отдельно следует рассмотреть вопрос, как оформить командировку на личном автомобиле. Возможность такой поездки допускается законодательством и может быть отражена в приказе о командировании. В документе руководитель указывает на использование личного транспорта с внесением его марки и регистрационного номера. Соответствующее разрешение также издается и в отдельном порядке.

В этой ситуации главным аспектом становится определение понесенных расходов. По возвращению из служебной поездки сотрудник в течение трех дней должен представить записку с указанием понесенных затрат. К ней прилагаются квитанции на стоянку и заправку личного автомобиля. Согласно предъявляемым данным и осуществляется возмещение убытков.

Налоговые службы нередко требуют оформление путевого листа в этом случае. Данный документ наглядно показывает текущую ситуацию. Однако обязательным он не является, вся представленная в нем информация может содержаться в докладной записке сотрудника.

Скачать образец служебной записки о понесенных расходах

Как оформить зарубежную командировку

Процедура оформления зарубежной командировки не сильно отличается от обычной. Главным аспектом становится большее количество документов, а также расходов, которые могут быть оформлены как командировочные:

  • стоимость транспорта;
  • аренда жилья по месту пребывания;
  • суточные начисления;
  • затраты на оформление визы и загранпаспорта;
  • различные сборы и платежи, установленные законодательством других стран.

Для того, чтобы организация могла оформить возмещение всех затрат, они должны быть документально подтверждены. Билеты, квитанции, расписки, чеки — все затраты предъявляются сотрудником по возвращению в течение трех дней.

Инструкция для бухгалтера предписывает, что оформление суточных при этом осуществляется на основании копии страницы загранпаспорта, где отмечен въезд в страну.

Командировка во время отпуска — как оформить

По текущему законодательству работник может быть отозван из отпуска для командирования только со своего согласия. В данном вопросе имеется определенный порядок действий, которому необходимо придерживаться:

  • сотруднику направляется образец уведомления с указанием причины, по которой осуществляется отзыв;
  • в случае согласия работника, издается соответствующий приказ об отзыве из отпуска, указываются причины и прилагаются документы — служебная записка, согласие сотрудника;
  • далее следует стандартная процедура оформления командировки.

При этом те дни, на которые работник был отозван из отпуска сохраняются за ним. Он может выйти в отпуск на данный срок в течение года или присоединить его к отпуску на следующий год.

Документы для оформления командировки в 2018 году

Согласно Постановлению 749 имеется перечень документов, которые обязательны для оформления командировки в 2018 году:

  • приказ о направлении в служебную поездку, является основным документом, к нему прилагается также и служебная записка о необходимости командирования;
  • служебная записка с разрешением использовать личный транспорт;
  • проездные документы, подтверждающие сроки и время поездки;
  • документы, включающие в себя информацию об аренде жилья;
  • отчет сотрудника о растратах с включением квитанций и чеков.

Документальное оформление командировки по актуальным изменениям исключает необходимость заполнять образцы командировочного удостоверения и служебного задания. Однако многие компании по-прежнему включают данные документы в основной перечень.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных): (5 4,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/kak-oformit-komandirovku-sotrudniku.html

Положение о командировках на 2019 год

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Положение о командировках — это локальный нормативный акт организации, в котором содержатся все правила направления в служебную поездку, принятые именно в организации.

Обязательно ли оно, нужно ли его пересматривать в связи с принятием новых законов и каков лимит расчета суточных? Какие дополнительные издержки несет компания при командировании работников с 2019 года? В этой статье мы постарались ответить на самые распространенные вопросы, которые касаются оформления такой поездки.

КонсультантПлюс ПОПРОБУЙТЕ БЕСПЛАТНО

Получить доступ

Положение о командировках как локальный нормативный акт в организациях является необязательным. Оно нужнее для урегулирования отношений между компанией, командируемым и отделами, которые причастны к оформлению и расчету затрат на служебную поездку.

То есть отдельно разрабатывать именно Положение как форму локального акта не обязательно, можно включить нормы о служебных поездках, например, в правила внутреннего трудового распорядка, суточные лимиты утвердить приказом.

Об этом идет речь в статье 168 Трудового кодекса, но мы все же остановимся подробнее на разраотке такого локального акта, как Положение о командировках, так как его наличие делает оформление поездок более простым и удобным.

Что такое командировка

Разберемся, как определяется этот термин в Трудовом Кодексе РФ. Командировка — это поездка работника компании для выполнения служебного поручения вне постоянного места осуществления трудовой деятельности (часть 1 ст. 166 ТК РФ).

Отправка осуществляется на основании распоряжения работодателя с выдачей служебного задания. Если сотрудник занимает должность, которая подразумевает постоянное выполнение трудовых обязанностей в поездке, это не будет являться служебной поездкой (а будет называться разъездной работой).

На время командировки за работником сохраняется его должность, рабочее место, заработная плата.

Может ли работник отказаться от командировки

По общему правилу, трудовое законодательство (ст. 166 ТК РФ) не обязывает спрашивать у сотрудника согласие на любую командировку (по России или за рубеж). При этом ТК РФ установлен ряд ограничений для направления в служебные командировки отдельных категорий работников.

Нельзя отправлять в командировку:

  • женщин в период беременности;
  • сотрудников в возрасте до 18 лет (исключение — творческая деятельность);
  • лиц с инвалидностью, если поездка прерывает реабилитационные мероприятия;
  • трудящихся, с которыми заключен ученический договор;
  • зарегистрированного кандидата во время проведения выборов.

Также существует перечень граждан, командировка для которых допустима только при вручении уведомления-направления и с их письменного согласия.

Если сотрудник, которого можно направить в служебную поездку только с его письменного согласия, отказывается от поездки, то командировать его принудительно нельзя.

Также у работника могут появиться веские основания для того, чтобы отложить или даже отменить поездку, тогда руководитель может отменить свое распоряжение. Но это уже право руководителя, а не обязанность.

Разрабатываем Положение о командировках на 2019 год

Практически все нюансы направления работника в командировку отражены в постановлении Правительства России № 749 от 13 октября 2008 года.

Кардинальные изменения в сторону упрощения оформления этого рабочего момента были внесены в законодательство в 2015 году, когда законодатель упразднил обязательность оформления командировочных удостоверений и служебных заданий.

Хотя многие организации и предприятия и по сей день используют эти формы при направлении работника в командировку, скорее для удобства ведения внутренней отчетности, тем более что документы, наряду с приказом о направлении в командировку, автоматически формируются из программ кадрового учета.

Для разработки актуального локального акта (Положения) можно скачать бесплатно образец Положения о командировках 2019 года в конце статьи.

При этом надо учитывать, что образец внутреннего документа другого предприятия может содержать индивидуальные особенности, ограниченные или расширенные права, поэтому необходимо всегда при разработке локальных актов обращаться к первоисточнику, в данном случае взять за основу положение 749 о командировках.

Обычно Положение состоит из нескольких разделов и является достаточно объемным документом. В частности, нужно учесть:

  • общие положения;
  • порядок направления работников в служебные поездки;
  • лимит сроков такой поездки;
  • правила продления срока;
  • случаи отзыва командированного работника;
  • гарантии при направлении в командировку;
  • размеры и порядок возмещения командировочных расходов.

В каждом из этих разделов важно учесть все нюансы. Например, Положение может начинаться так:

Из этого образца видно, что утвердить Положение командировках должен руководитель организации, и где должна стоять его личная подпись и дата утверждения. Одним из основных разделов этого локального акта является раздел о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную поездку. В нем желательно сразу прописать такое правило:

Командированный работник в течение 3 рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

Кроме того, при составлении Положения нужно обязательно конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация будет компенсировать сотруднику. Например:

ООО «Пример» возмещает командированным работникам затраты на питание в размере не более 1 тысячи (1000) рублей в сутки.

Кто разрабатывает Положение о командировках

Утверждает локальный акт руководитель, а вот к его разработке нужно привлечь несколько сотрудников одновременно:

  • специалист отдела кадров пропишет основные организационные моменты;
  • главбух внесет в документ пункты, касающиеся оплаты;
  • юрист проверит Положение на соответствие действующему законодательству.

Для внесения в документ отдельных аспектов могут быть привлечены и иные специалисты.

Изменения в законодательстве

В связи с изменениями в законодательстве работодателю необходимо своевременно пересматривать локальные нормативные акты, в том числе Положение о служебных командировках. Целью пересмотра может быть сокращение дополнительных финансовых нагрузок на бизнес в ситуации, когда государство принимает законы, ведущие к увеличению налоговых отчислений и страховых взносов в соответствующие фонды.

С 2017 года Федеральным законом № 243 ФЗ от 3 июля 2016 года установлены лимиты суточных при командировании работника, в пределах которых страховые взносы не уплачиваются, при превышении лимитов страховые взносы необходимо будет оплатить на сумму превышения. Норма была введена по аналогии с уплатой НДФЛ на суточные, которая действует с 1 января 2008 года. Причем законодатель спустя 10 лет не изменил в сторону увеличения размеры суточных, которые не облагаются налогом и страховыми взносами.

Устанавливаем лимиты суточных

Если работодатель стремится сэкономить на суточных, устанавливает в Положении о командировках лимиты выплаты суточных в соответствии с Налоговым кодексом РФ в рамках сумм, не входящих в налогооблагаемую базу:

  • 700 рублей в день по территории России;
  • 2500 рублей в день за пределами страны.

При установлении лимитов суточных работодатель вправе руководствоваться рыночной ситуацией, иначе излишняя экономия может демотивировать работников, которые, отправившись выполнять задание руководства в другом городе или другой стране, должны оперативно решать служебные задачи, тем более многие работники относятся к таким поездкам негативно.

Нередко компании дифференцируют лимиты согласно должностям и месту командирования. То есть для руководящего состава устанавливаются более высокая компенсация, чем для рядовых сотрудников.

Тоже самое относится к месту назначения — если компания региональная, то командировка, например, в Москву будет более затратной, чем в маленький населенный пункт.

Компания вправе указать в Положении любой размер суточных для служебных поездок, так как максимальный предел законодательством не ограничен. Необходимо только помнить, что придется уплатить соответствующие налоги и взносы.

Командировка в выходной день

Источник: https://ppt.ru/forms/komandirovka/polojenie

Оформление командировки: образец 2018

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Статья 166 ТК РФ говорит, что командировка – это поездка сотрудника компании, который в определенный руководством срок должен выполнить некие рабочие задания на объекте, расположенном вне основного места работы командированного.

Объект, куда отправляется человек, может быть расположен в том же населенном пункте, что и основное место работы, или в другом, или за границей. Так, например, к командировкам относят поездки:

  • в обособленное подразделение (представительство, филиал) командирующей компании, которое находится вне места постоянной работы сотрудника;
  • из обособленного подразделения, в котором работает человек, в головную организацию;
  • дистанционных сотрудников и надомников в головную организацию.

► Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Следует различать командировку и служебную поездку – в поездку отправляются сотрудники, должности которых подразумевают разъездной характер работы или работу в пути (ч. 1 ст. 166 ТК РФ). При этом расстояние до посещаемого объекта не имеет в таком различии определяющего значения. Опираться стоит только на должностные обязанности людей.

В отличие от служебной поездки командировка оформляется в особом порядке, он определен постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749. Чтобы отправить сотрудника в командировку, компании нужно:

  • издать приказ;
  • перечислить командированному аванс на расходы и суточные;
  • получить от вернувшегося сотрудника авансовый отчет и, если это предусмотрено внутренними актами, служебное задание и отчет о командировке.

В командировку можно отправить только штатного сотрудника, если в поездку отправляется человек, оформленный по гражданско-правовому договору, это не будет считаться служебной командировкой.

► Как направить сотрудника в командировку: три новые рекомендации Минтруда и Минфина

Служебная командировка может быть плановой, спланированной заранее и внеплановой, длительной и краткосрочной. В поездку может отправиться один человек или несколько сотрудников сразу.

Как оформить командировку в 2018 году

Шаг 1. Издать приказ.

Приказ о направлении в командировку можно составить по форме № Т-9 и Т- 9а или использовать шаблон, разработанный самостоятельно. В документе сообщаются ФИО и должность сотрудника, место назначения, срок командировки, использование личного или служебного автотранспорта (если человек едет на машине).

До 2015 года созданию приказа обязательно предшествовало служебное задание, которое потом вписывалось в отдельную графу как основание для составления приказа.

Теперь компания может сделать такой документ, если внутренними документами предусмотрено его создание.

Может указать в качестве основания распоряжение руководства, служебную записку, какой-то иной документ или вовсе оставить поле пустым.

► Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Сотрудник, отправляемый в командировку, должен ознакомиться с приказом и поставить роспись и дату.

Скачать образец >>> 

Шаг 2. Выдать денежные средства.

Денежный аванс на проезд, проживание и незапланированные расходы, а заодно и суточные за каждый день служебной командировки нужно выдать человеку заранее. Деньги можно выдать из кассы по расходному ордеру или перечислить на зарплатную карту. Размер командировочных расходов и суточных каждая компания устанавливает сама и фиксирует локальным актом.

Основанием для начисления денег будет приказ о направлении в командировку. При этом сотрудник может сам составить служебную записку с расчетом предполагаемых затрат и завизировать ее у руководства.

Выдача денег должна производиться с учетом пункта назначения:

  • на поездку внутри страны выдаются рубли;
  • на поездку за границу может быть выдана валюта страны, куда отправляется сотрудник, или рубли по курсу ЦБ (если часть командировки будет проходить на территории России, суточные за эти дни начисляются в рублях).

Шаг 3. Оформить и выдать командировочное удостоверение (если предусмотрено нормами компании).

► Командировочные расходы. Экономим на налогах

Несмотря на закрепленные законом изменения, позволяющие отказаться от командировочного удостоверения и журнала учета командировок, некоторые компании продолжают использовать их в делопроизводстве.

Скачать шаблон >>> 

Шаг 4. Заполнить табель рабочего времени.

Командировки отмечаются в табеле учета рабочего времени. Дни, проведенные сотрудником в поездке, отмечаются кодом “06” или буквенным обозначением “К”.

Шаг 5. Оформить и сдать авансовый отчет.

После возвращения из поездки сотрудник в течение трех дней должен заполнить и сдать в бухгалтерию авансовый отчет. Для этого используется форма АО-1. Если в локальных актах компании предусмотрен отчет о проделанной работе, его сдают вместе с авансовым отчетом. Его можно написать в вольной форме или заполнить графу 12 бланка служебного задания по форме Т-10а.

Скачать образец >>> 

Шаг 6. Если остались неиспользованные деньги, вернуть их в кассу.

Если не все деньги в поездке были потрачены, остаток нужно вернуть в кассу не позднее 3 дней с момента сдачи отчета. После истечения трехдневного срока компания в течение месяца может удержать эту сумму из зарплаты. Если месячный срок пропущен, то руководству придется обращаться в суд.

► Суточные при командировке на один день

Сотрудник может сам согласиться на выплату долга из зарплаты. Для этого он должен написать заявление, которое станет основанием для приказа на удержание (он не может быть больше 20% от начисленной зарплаты).

Шаг 7. Если случился перерасход, компенсировать.

Изредка командированные вынуждены тратить больше, чем им выделила компания. Если это были обоснованные траты, руководству следует на основании расходного кассового ордера компенсировать человеку перерасход. Чтобы определиться с обоснованием, смотрят:

  • действительно ли деньги тратились на неотложные нужды;
  • есть ли подтверждающие документы и насколько правильно они оформлены;
  • верно ли составлен авансовый отчет.

У организации есть три дня с момента сдачи человеком отчета, чтобы выдать ему излишне потраченные средства. Если руководство не перечислит деньги, у сотрудника есть право требовать выплату через суд, причем к сумме задолженности он может добавить проценты.

Компания и сотрудник могут договориться и заключить соглашение, если у работодателя нет возможности заплатить всю сумму единовременно. В соглашении надо прописать сроки возврата долга.

Длительность и продление командировки

Законодатель не установил минимальную или максимальную длительность, поэтому командировки могут быть однодневными и годовые. Период поездки каждая организация определяет сама и отражает в приказе. Но, определяя этот срок, следует учитывать определение командировки и отличать ее от выполнения человеком обязанностей при разъездном характере работы и от перевода в другую местность.

Если есть необходимость продлить командировку, правильнее всего издать соответствующий приказ. Он пишется в произвольной форме, в нем следует указать причину продления и новый день завершения. Аналогичные исправления надо внести во все документы, относящиеся к этой командировке.

► Изменился срок командировки: как оформить документы

Также следует рассчитать суточные за дни продления, расходы на проживание и прочие нужды и перечислить эту сумму сотруднику. Если меняются только даты отбытия и прибытия, а не продолжительность поездки, делать перерасчет не нужно.

Скачать образец >>>

Командировочные документы: до и после

Если в оформление поездки включено составление удостоверения, в него следует вписать задание на командировку, отчет сотрудника о выполненном задании, рассчитать суточные и прочее – в зависимости от используемой формы.

Когда проставляется цель командировки в командировочном удостоверении, можно указать:

  • участие в совещании;
  • проверка работы филиала;
  • переговоры о сделке с контрагентом и пр.

Командированные могут проставить в удостоверении печати о прибытии и убытии в месте поездки, но если отметок не будет, это не станет нарушением.

► Может ли компания признать корпоратив командировкой

Если в поездке используется личный или служебный транспорт, выписывается путевой (маршрутный) лист, в котором есть:

  • дата отъезда;
  • дата возвращения;
  • название компании;
  • номер документа;
  • ФИО сотрудника, штамп о медицинском осмотре;
  • должность командированного;
  • марка и госномер транспортного средства;
  • цель поездки;
  • маршрут (конечный пункт прибытия).

При отсутствии документов, подтверждающих расходы, сотруднику следует составить служебную записку, в которой организация, куда он был командирован, ставит отметку о времени его прибытия и отбытия.

После окончания поездки сотрудник отчитывается о потраченных деньгах. Он должен заполнить авансовый отчет, прикрепить к нему чеки, квитанции на оплату жилья, проезда, питания и прочих расходов.

В авансовый отчет вписывают:

  • сумму полученного аванса;
  • номер документа;
  • дату выдачи денег;
  • ФИО и должность человека, получившего аванс;
  • сумму потраченных средств;
  • остаток денег (если есть);
  • список квитанций, подтверждающих расходы.

► Компания использует имущество работника: где установить компенсацию и как рассчитать ее размер

К документам, подтверждающим совершенные расходы, относятся:

  • квитанция или счет гостиницы (с написанным сроком проживания и стоимостью одного дня) или договор о найме жилого помещения – фиксируют проживание;
  • билеты, посадочные талоны, чеки и квитанции такси – подтверждают расходы на проезд;
  • служебная записка на компенсацию расходов, если сотрудник ездил на своей или служебной машине (к ней прикрепляется путевой лист и чеки с заправок);
  • если нет документов на проживание и/или проезд, служебная записка, поясняющая эти расходы;
  • документы, свидетельствующие о прочих согласованных расходах (услуги связи, интернет, копирование и пр.).

Бухгалтерия, получив авансовый отчет, делает отметку в отрывной части, которую возвращает сотруднику.

Как вести учет командировок

Учет командировок ведут в специальном журнале (если локальными актами компании он по-прежнему предусмотрен).

Если в компании решили продолжать вести журнал, нужно установить его форму локальным актом. Чаще всего включают такие графы:

  • данные на командированного сотрудника (ФИО, должность);
  • название организации, куда человек едет;
  • населенный пункт, куда отправляется командированный;
  • даты поездки;
  • отметка о написании отчета.

К документам, учитывающим командировки, можно также отнести табель учета рабочего времени, в котором поставляется кодировка, показывающая, что сотрудник находится в отъезде по поручению руководства. Если на время поездки выпадут выходные или нерабочие праздничные дни, во время которых человек вынужден будет работать, их тоже надо отметить. Для этого есть дополнительный код «РВ» или «03».

Скачать образец >>>

Источник: https://www.pro-personal.ru/komandirovka

Как оформить командировку в 2018 году?

Оформление командировки в 2018 году изменения и образцы

Большинство видов работ подразумевает определенный порядок командирования работников (подобное прописано даже в трудовых договорах бухгалтеров), но чтобы правильно оформить поездку, требуются соответствующие кадровые знания, во избежание штрафов за некорректное исполнения обязательств. Нормативные документы (включая служебную записку) ежегодно могут изменяться, чтобы оформить должным образом процедуру с января 2018 года, необходимо точно знать новые правила командирования и полностью следовать им.

Поездка, с целью отъезда работника за пределы его места жительства, влечет за собой затраты, подлежащие обязательному документальному оформлению — транспортные расходы, аренда места ночлега (гостиницы, хостела, квартиры), питание.

Кадровику и бухгалтеру необходимо правильно списать все эти затраты на расходы фирмы, чтобы возместить денежные средства сотруднику – суточные. Отчасти это можно отнести к аутсорсингу.

Подробнее о том, что представляет из себя договор аутсорсинга на предоставление персонала в 2018 году можно узнать здесь.

Какие нужны документы для командировки в 2018 году?

Законодательством разработан перечень документов, с помощью которых правильно оформляется поездка работника предприятия в место назначения:

При оформлении трудового задания, директору компании и уполномоченным лицам составляется документ. Необходимо правильно указать следующие данные: Ф.И.О. работника; отдел или филиал, где числится трудоустроенным; пункт назначения; сторона, которая оплачивает расходы (название организации); документальное основание.

Форма Т-9 скачать 

Форма Т-9а скачать

Как правильно оформить командировку?

После правильного заполнения перечисленной документации, ее необходимо оформить.

Затем документы передаются в отдел кадров, где готовится соответствующее постановление в виде приказа, заверенного печатью. Вся документация обязательна для хранения в течение пяти лет.

Далее документ передается бухгалтеру, вместе с отчетностью от работника, а после — и финансовым расчетом.

Чтобы у сотрудника было право на получение суточных, начиная оформление командировки в 2018 году, ему необходимо выдать удостоверение, согласно типовому бланку No1.

В нем работник указывает отметки о своем перемещении в пути и по прибытию в назначенный пункт, работнику ему обязаны поставить печать.

В ТК РФ прописаны ситуации, в каких случаях удостоверение обязательно к оформлению, а в каких нет (если сотрудник направлен заграницу).

Трудовой Кодекс РФ в последней редакции 

Порядок оформления служебных командировок

Продолжительность служебной поездки не ограничена законодательно, на усмотрение руководителя она может длиться от пары часов до бесконечности.

Правила оформления командировки установлены на законодательном уровне и имеют некоторые особенности:

  • Допустимо командировать только штатных работников компании;
  • Тех рабочих, с кем заключен договор подряда, отправляют на условиях обоюдной договоренности (во избежание проблем с налогообложением);
  • Беременных и лиц, не достигших 18-лет, командировать запрещено;
  • Если на попечении работника находятся дети до 3-х лет, инвалиды, тяжелобольные люди, имеются некоторые ограничения в возможности его командирования;
  • Если сотрудник является инвалидом, также имеются нюансы;
  • Оформление командировки для одинокой матери или отца, допустимо только с их согласия;
  • Руководитель обязан предоставить сотруднику возможность отказа от командировки под подпись;
  • Все командировочные расходы должны быть подтверждены документально (чеками).

Правила оформления приказа на служебную командировку

В приказе обязательно фиксируется следующая информация, а затем регистрируется, согласно нормам делопроизводства:

  • Дата создания и порядковый номер;
  • Наименование документа;
  • Юридические данные компании;
  • Информация о сотруднике;
  • Цель (общая или узкоспециализированная);
  • Пункт назначения;
  • Период (точное количество дней);
  • Подписи.

По завершению пути, работник компании предоставляет чеки, подтверждающие его расходы, в бухгалтерию.

Их необходимо хранить в течение поездки и не терять, иначе затраты не будут возмещены.

Задним числом документацию оформлять не рекомендуется, это грозит организации штрафом при проверке. Приказ относится к внутренним документам, поэтому печатью не закрепляется.

Командировка на 1 день — образец приказа

Оформить поездку сроком даже на 1 день руководитель может, основываясь на служебном задании по форме Т-10 (образец для командировки на 2018 год имеется здесь), либо же созданием стандартного приказа.

Внимательность со стороны руководителя, бухгалтера и кадровика, гарантируют правильное оформление поездки и то, что компания избежит штрафов за нарушения.

Сотруднику же необходимо внимательно отнестись к сохранности всех документов.

Вести отчетность трат (учитывать каждый потраченный рубль), подтверждающих его расходы во время поездки, иначе оплата расходов не производится, бухгалтер не сможет возместить средства.

Соблюдая законодательные нормы и акты, отслеживая изменения в них, у налоговых инспекторов не будет нареканий к руководителю, относительно правильности оформления документации.

Оформление приказа о командировании по форме Т-9

Приказ о командировании по форме Т-9а

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/komandirovka/kak-oformit-komandirovku.html

СоцЗащита
Добавить комментарий